Niniejsza polityka opisuje, jak przetwarzamy dane osobowe użytkowników systemu rezerwacji AeS Studio (dalej „System”) oraz osób odwiedzających stronę internetową aesstudio.mom.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest Andrzej Sobol, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą AeS Studio, ul. Adama Naruszewicza 8 m. 4, 02-627 Warszawa, NIP 5211803945, e-mail: aesstudio@aesstudio.mom, tel. 601 202 071. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod adresem aesstudio@aesstudio.mom. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

2. Jakie dane przetwarzamy

W związku z obsługą konta i rezerwacji możemy przetwarzać: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane firmy i dane do faktury, informacje o rezerwacjach, korespondencję oraz techniczne dane związane z bezpieczeństwem i korzystaniem z Systemu (np. logi i adres IP).

Jeżeli właściciel konta podaje dodatkowe adresy e-mail współpracowników, możemy przetwarzać je w celu obsługi wspólnych rezerwacji i komunikacji organizacyjnej.

W związku z korzystaniem ze strony aesstudio.mom – po wyrażeniu zgody na pliki cookies – przetwarzamy także dane o urządzeniu i aktywności na stronie (np. identyfikatory plików cookies, adres IP, typ przeglądarki, odwiedzane podstrony), zbierane za pomocą narzędzi Google Analytics i Meta Pixel.

3. Cele i podstawy prawne

• Założenie i prowadzenie konta oraz realizacja rezerwacji – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba jest stroną umowy; w przypadku pracowników i przedstawicieli klientów także art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes polegający na obsłudze współpracy).
• Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki prawne).
• Obsługa zapytań, bezpieczeństwo Systemu, dochodzenie lub obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadnione interesy administratora).
• Analiza ruchu na stronie oraz pomiar i kierowanie reklam w serwisach Meta (Facebook, Instagram) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), wyrażana za pomocą banera cookies zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej.
• Wysyłanie informacji marketingowych e-mailem – wyłącznie po wyrażeniu odrębnej zgody na otrzymywanie takiej komunikacji (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej); podstawą przetwarzania danych w tym celu jest prawnie uzasadniony interes administratora polegający na marketingu własnych usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Skąd mamy dane

Dane otrzymujemy bezpośrednio od użytkownika, od osoby kontaktowej klienta lub od osoby zakładającej konto i dodającej adresy współpracowników. Jeżeli dane pozyskaliśmy od innej osoby, przekazujemy osobie, której dotyczą, odpowiednią informację zgodnie z art. 14 RODO – najpóźniej w pierwszej wiadomości e-mail wysłanej na jej adres.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, w zakresie niezbędnym do wykonania ich zadań:

• home.pl S.A. – hosting strony aesstudio.mom i obsługa poczty elektronicznej;
• Globalmedia Agnieszka Szoblik – dostawca systemu rezerwacji, zapewniający jego działanie i utrzymanie;
• dostawcy usług IT i serwisu strony oraz biuro rachunkowe;
• Google Ireland Ltd. – dostawca narzędzia Google Analytics (po wyrażeniu zgody na cookies analityczne);
• Meta Platforms Ireland Ltd. – dostawca narzędzia Meta Pixel (po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe). W zakresie zbierania i przekazywania danych za pomocą Meta Pixel AeS Studio i Meta są współadministratorami; dalsze przetwarzanie danych przez Meta odbywa się na zasadach opisanych w polityce prywatności Meta.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie robią to na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych. Dane mogą być także udostępniane organom publicznym, jeżeli wynika to z przepisów prawa.

6. Przekazywanie poza EOG

Dane związane z hostingiem i pocztą przechowywane są na serwerach w Polsce. W związku z korzystaniem z Google Analytics i Meta Pixel dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework), a w pozostałym zakresie – na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Kopię zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z nami.

7. Jak długo przechowujemy dane

• Dane konta – do czasu jego zamknięcia; konto, na którym przez 24 miesiące nie dokonano żadnej rezerwacji, może zostać usunięte po wcześniejszym powiadomieniu użytkownika.
• Dane dotyczące rezerwacji i rozliczeń – do upływu terminu przedawnienia roszczeń (co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą, 6 lat w pozostałych przypadkach; termin upływa z końcem roku kalendarzowego).
• Dokumenty księgowe – przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Logi systemowe – nie dłużej niż 12 miesięcy.
• Dane zbierane przez Google Analytics – nie dłużej niż 14 miesięcy; pliki cookies – przez okres wskazany w pkt 11 lub do wycofania zgody.
• Dane wykorzystywane do marketingu e-mailowego – do wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu; informację o udzieleniu i wycofaniu zgody możemy przechowywać do upływu terminu przedawnienia roszczeń.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach określonych przez RODO przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (w tym w każdym czasie wobec przetwarzania w celach marketingowych) oraz wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Przysługuje także prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych niezbędnych do utworzenia konta i obsługi rezerwacji jest dobrowolne, lecz bez nich korzystanie z tych funkcji może być niemożliwe. Zgoda marketingowa oraz zgoda na cookies analityczne i marketingowe są całkowicie dobrowolne i nie wpływają na dostęp do Systemu ani strony.

10. Decyzje automatyczne i profilowanie

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących wobec użytkowników skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających. Narzędzia Google Analytics i Meta Pixel mogą – po wyrażeniu zgody – służyć do analizy zachowań na stronie i dopasowania wyświetlanych reklam, co nie wywołuje takich skutków.

11. Pliki cookies i narzędzia analityczne

System i strona aesstudio.mom wykorzystują następujące rodzaje plików cookies:

• niezbędne – sesyjne pliki cookies Systemu i strony, umożliwiające logowanie, utrzymanie sesji i zapamiętanie wyboru dotyczącego cookies; nie wymagają zgody i są usuwane po zamknięciu przeglądarki lub po wylogowaniu (cookie zapamiętujące wybór – do 12 miesięcy);
• analityczne – Google Analytics (np. _ga, _ga_*), do 2 lat; używane wyłącznie po wyrażeniu zgody;
• marketingowe – Meta Pixel (np. _fbp), do 90 dni; używane wyłącznie po wyrażeniu zgody.

Zgodę można wyrazić, odmówić jej lub ją zmienić w dowolnym momencie za pomocą banera cookies dostępnego na stronie, a także usunąć pliki cookies w ustawieniach przeglądarki.

12. Zmiany polityki

Polityka prywatności może być aktualizowana w razie zmian procesów lub przepisów. Aktualna wersja jest dostępna w Systemie oraz na stronie aesstudio.mom. Data obowiązywania: 21 października 2026 r.